Wysyłka Sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych


Dokumenty finansowe spółki wpisanej do KRS składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, w części RDF – Repozytorium Dokumentów Finansowych. RDF służy do składania, przechowywania i udostępniania sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło nową wersję RDF 23 lutego 2026 r.

Kiedy należy złożyć sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić zasadniczo w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Dla spółek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to najczęściej:

  • sporządzenie sprawozdania: do 31 marca,
  • zatwierdzenie sprawozdania: do 30 czerwca,
  • złożenie dokumentów do KRS: do 15 lipca.

Co przygotować przed rozpoczęciem?

Przed wejściem do PRS przygotuj:

  1. numer KRS spółki,
  2. podpisane sprawozdanie finansowe
    najczęściej plik XML, podpisany elektronicznie przez wymagane osoby,
  3. uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, podziale zysku albo pokryciu straty
  4. sprawozdanie z działalności
    jeżeli dotyczy danej jednostki,
  5. sprawozdanie z badania biegłego rewidenta
    jeżeli jednostka podlegała badaniu,
  6. podpis elektroniczny osoby składającej zgłoszenie
    może to być Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty.

Zgłoszenie w RDF podpisuje co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS i która jest wpisana jako osoba uprawniona do reprezentacji, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Instrukcja krok po kroku

Krok 1. Wejdź do Portalu Rejestrów Sądowych

Wejdź na stronę Portalu Rejestrów Sądowych i wybierz część dotyczącą KRS.

Następnie przejdź do modułu:

Krajowy Rejestr Sądowy → RDF – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych

Krok 2. Zaloguj się do systemu

Zaloguj się do systemu jedną z dostępnych metod, np.:

  • Profilem Zaufanym,
  • podpisem kwalifikowanym,
  • e-dowodem / podpisem osobistym.

Po zalogowaniu upewnij się, że działasz jako właściwa osoba albo z właściwego konta podmiotu, jeżeli takie konto zostało założone.

Krok 3. Wybierz podmiot, dla którego składasz dokumenty



W systemie wybierz dodanie zgłoszenia

Wyszukuje się ją po numerze KRS.

Po wpisaniu numeru KRS system powinien wyświetlić dane spółki. Sprawdź, czy są poprawne:

  • nazwa spółki,
  • numer KRS,
  • NIP,
  • REGON,
  • adres.

Jeżeli dane się zgadzają, przejdź dalej. Przejdź do kroku 2

Krok 4. Dodaj nowe zgłoszenie

Wybierz opcję dodania nowego zgłoszenia dokumentów finansowych.

W tym miejscu system poprosi o podanie podstawowych danych zgłoszenia, np.:

  • nazwy roboczej zgłoszenia,
  • roku obrotowego,
  • okresu, którego dotyczy sprawozdanie,
  • rodzaju składanych dokumentów.

Przykładowa nazwa robocza:

Sprawozdanie finansowe za 2025 rok – [nazwa spółki]

Uzupełnij okres, którego dotyczy sprawozdanie finansowe.

Dla standardowego roku obrotowego będzie to najczęściej:

od 01.01.2025 do 31.12.2025 w roku 2026 itd.

Jeżeli spółka ma inny rok obrotowy, należy wpisać właściwe daty zgodnie z dokumentami spółki.

Krok 5. Dodaj sprawozdanie finansowe

Dodaj plik sprawozdania finansowego.

JPK_SF.XML

Plik powinien być wcześniej podpisany elektronicznie przez osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania.

W praktyce przed dodaniem pliku warto sprawdzić:

  • czy plik ma właściwy format,
  • czy dotyczy właściwej spółki,
  • czy zawiera prawidłowy okres,
  • czy został podpisany,

Jeżeli nie pamiętasz w jakiej dacie sporządzony został plik JPK_SF możesz sprawdzić to wczytując go w portalu e-sprawozdanie

Krok 6. Dodaj uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku albo pokryciu strat oraz sprawozdanie

Następnie dodaj uchwałę lub protokół zawierający uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Dokument może być przygotowany jako:

  • dokument elektroniczny podpisany elektronicznie,
  • skan dokumentu papierowego opatrzony wymaganym podpisem elektronicznym,
  • dokument pochodzący z aktu notarialnego, jeżeli dana sytuacja tego wymaga.

Przy nowym RDF należy zwrócić szczególną uwagę, aby załączniki były prawidłowo podpisane. Sam zwykły skan uchwały może nie wystarczyć, jeżeli system wymaga podpisu elektronicznego na załączanym dokumencie.

Jeżeli uchwały znajdują się w jednym protokole, można dodać jeden plik, o ile jasno wynika z niego zarówno zatwierdzenie sprawozdania, jak i decyzja dotycząca zysku lub straty.

Przejdź do kroku 3/4 w kreatorze

Krok 7. Dodaj pozostałe dokumenty, jeżeli dotyczą spółki

W zależności od sytuacji spółki może być konieczne dodanie dodatkowych dokumentów, np.:

  • odmowa podpisu sprawozdania,
  • oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie,
  • odmowa złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Jeżeli dany dokument nie dotyczy spółki, nie należy dodawać go „na zapas”.

Krok 8. Podpisz i Wyślij zgłoszenie

Podpisz sprawozdanie profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i wyślij je do repozytorium DF

Po wszystkim możesz sprawdzić status swojego zgłoszenia , otrzymasz również wiadomość z mailową z sądu potwierdzającą wysłanie zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych