Od 1 stycznia 2026 rok przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz ewidencję środków trwałych będą zobowiązani do prowadzenia ich wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem specjalnych programów komputerowych. Zmiany oznaczają koniec papierowych ksiąg i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel. Nowe przepisy wymagają comiesięcznego przesyłania danych do urzędu skarbowego w ustrukturyzowanym formacie XML.
Co się zmieni w praktyce?
Lista punktowana:
- Nowy wzór KPiR, zawierający dodatkowe pola (numer faktury KSeF, identyfikator kontrahenta, sposób płatności).
- Zlikwidowanie papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowej.
- Wymóg przesyłania danych księgowych do organów podatkowych.
- Zniesienie obowiązku wskazywania fizycznego miejsca przechowywania dokumentów – możliwa będzie księgowość w chmurze.
Jak przygotować się na zmiany?
Przedsiębiorcy już dziś powinni zająć się wyborem odpowiedniego oprogramowania, które zapewnia eksport danych do formatu XML oraz integrację z nowymi standardami raportowania (m.in. KSeF, SAF-CIT). Warto też przeszkolić pracowników i wdrożyć testowe wersje systemu jeszcze przed 2026 rokiem, by uniknąć chaosu przy wdrożeniu nowych regulacji.